Ecco come risparmiare almeno il 50% del tempo nella gestione
ed avere una Società Sportiva ben organizzata
Abbiamo imparato cos'è veramente importante lavorando da vicino con decine di società sportive.
- Come risparmiare il 50% del tempo
- I moduli di MioTeam
- Come iniziare rapidamente
- Perché è davvero gratuito
Poche risorse umane e finanziarie per gestire organizzazioni complesse e con molti iscritti
Oltre a ciò le aspettative di comunicazione da parte di genitori e atleti mette ogni giorno al confronto con crescenti richieste di tempo investito in questa direzione.
Per finire le risorse economiche sono spesso limitate e correttamente investite nel migliorare la qualità del servizio agli atleti lasciando poco spazio per gli strumenti gestionali.
Un sistema gratuito e modulare per vincere le sfide della tua società, del quale puoi scegliere le componenti che ti possono supportare meglio
L'introduzione dei moduli può avvenire gradualmente, visto che ciascuno è attivabile in qualsiasi momento. Allo stesso modo puoi gradualmente introdurre MioTeam su una o più squadre all'interno della tua società.
MioTeam è un sistema in cloud e quindi è accessibile in qualsiasi momento da ogni dispositivo dotato di un browser internet. Non devi caricare o installare nulla, ti registri e l'ambiente e pronto all'utilizzo.
Anche tutti gli iscritti alla tua società, atleti, genitori, dirigenti, allenatori, collaboratori possono accedere al sistema via internet con la semplice immissione di un nome utente e password.
MioTeam mette anche a disposizione un App gratuita per dispositivi mobili iOS e Android rivolta a genitori e atleti. L'App è uno dei canali possibili per ricevere tutte le comunicazioni della società, richiamando l'attenzione tramite le notifiche e assicurandosi che nessun messaggio venga perso.
Avere una chiara idea di chi sono gli iscritti e quali sono le loro informazioni è essenziale per gestire una società sportiva
MioTeam risolve questo problema mettendo a disposizione un'anagrafica completa ed estensibile.
I dati di ciascun iscritto sono divisi in due parti principale: i dati di sistema e i dati personalizzati della società.
L'assegnazione alle squadre è totalmente flessibile: puoi assegnare ogni iscritto a una o più squadre con un semplice click.
E' possibile assegnare ruoli amministrativi diversi (Dirigente, Segretario, Cassiere, Team Manager, Allenatore) a ciascun iscritto e assegnarlo a una o più squadre di competenza.
Ciascun iscritto può essere contemporaneamente giocatore in un gruppo e amminstratore di un altro. E' spesso il caso di atleti delle squadre Seniores che svolgono attività di Allenatore con gli atleti più giovani.
Dati di Sistema
I dati di sistema sono quelli che MioTeam mette a disposizione in modo predefinito per ogni società sportiva e includono:
- Nome e Cognome
- Data e Luogo di Nascita
- Indirizzo fisico
- Tipo, Data e Luogo di emissione del documento di identità,
- Codice Fiscale
- Indirizzo email
- Numero di telefono
- Cognome e Nome, Numero di Telefono e Email del primo contatto alternativo (tipicamente un genitore)
- Cognome e Nome, Numero di Telefono e Email del secondo contatto alternativo (tipicamente un genitore)
- Data di scadenza della visita medica
- Numero e data di scadenza della tessera federale
I soli dati obbligatori sono Nome, Cognome e almeno uno tra l'indirizzo email e il numero di telefono (per poter contattare l'iscritto).
Dati Personalizzati
I dati personalizzati sono quelli caratteristici della società. MioTeam consente di aggiungere un numero infinito di campi alla scheda anagrafica degli iscritti, archiviando tutte le informazioni che vi sono necessarie.
E' possibile aggiungere e rimuovere campi in ogni momento e definire la posizione dei campi stessi all'interno della scheda dell'iscritto.
Aggiungere i tuoi dati
Aggiungere iscritti alla propria anagrafica può effere fatto sia manualmente che tramite l'importazione di un file CSV già preimpostato, come spesso avviene quando la gestione precedente era svolta per mezzo di fogli elettronici come Excel o simili.
La funzione di importazione dei files CSV permette di aggiungere tutti i campi che si desiderano aggiugnere alla scheda dell'iscritto: dove questo non saranno presenti nell'anagrafica MioTeam li creerà popolandoli con i dati forniti.
Nel caso non ti sentissi a tuo agio nell'importare i dati personalmente, MioTeam ti offre gratuitamente il servizio di caricamento delle anagrafiche. Contattaci all'indirizzo supporto@mioteam.it allegando il tuo foglio elettronico e provvederemo noi all'importazione per te.
Proprietà dei dati e Privacy
E' molto importante che tu sappia che i dati inseriti in MioTeam sono di tua totale proprietà. Noi li ospitiamo e li custodiamo con il massimo impegno e la miglior tecnologia possibile. La proprietà dei dati resta tua, quindi li puoi scaricare in qualsiasi momento e richiedere la loro totale rimozione dai nostri server.
MioTeam non invierà mai nessuna comunicazione diretta né contatterà direttamente i tuoi utenti.
Convoca i partecipanti a partite ed eventi avendo la sicurezza che il messaggio non si confonda con decine di altri nella chat della squadra. Invia tutti i dettagli con un solo gesto includendo anche i link di navigazione perché tutti possano arrivare a destinazione.
Gestire le tue convocazioni con MioTeam è facile: nella sezione Eventi
definisci un nuovo evento scegliendo la squadra o alcuni elementi della
squadra a cui vuoi inviare la convocazione, aggiungi titolo, data e ora.
Puoi inserire anche un testo libero contenente note o istruzioni che vuoi
inviare ai tuoi iscritti. Tramite l’integrazione con Google Maps puoi
inserire l’esatta posizione del luogo dell’evento. Opzionalmente puoi
inserire la data, l’ora e luogo del ritrovo per organizzare la partenza
delle trasferte.
A questo punto puoi salvare la bozza del tuo evento oppure inviarlo
direttamente ai tuoi atleti tramite il Sistema di Comunicazione Globale di
MioTeam.
Ciascuna comunicazione conterrà i pulsanti Accetta e Rifiuta. Le risposte ricevute saranno rese disponibili sulla pagina dell’evento che ti darà anche la possibilità di confermare manualmente la presenza di atleti che hanno confermato verbalmente.
Ogni messaggio di convocazione conterrà inoltre i link per l’apertura del navigatore di Google Maps per raggiungere rapidamente il campo di gioco o il luogo del ritrovo.
L’invio tramite il Sistema di Comunicazione Globale di MioTeam è il modo più rapido ed efficace per garantirti la possibilità di comunicare immediatamente e in modo sicuro con i tuoi iscritti: Email, App, Messaggio Privato e SMS forniscono un’ampia copertura che consente a chiunque di non restare escluso.
Inviare avvisi e circolari è semplice come scrivere una nota con MioTeam. A tutto il resto ci pensiamo noi.
Nella gestione di un gruppo sportivo capita spesso di dover comunicare la stessa cosa ad un gruppo più o meno grande di persone. Dalla cancellazione di una partita all’ultimo momento all’organizzazione della festa di Natale sono molte le condizioni che richiedono la diffusione di un avviso o di una circolare.
Fai click qui per altri dettagli del Modulo Comunicazioni Fai click qui per nascondere i dettagli del Modulo ComunicazioniMioTeam è stato studiato per liberarti della complessità di comunicare. Sappiamo quanto sia difficile all’intero di una società articolata tenere traccia di chi utilizza quale strumento. Email, chat, SMS, Social Network: abbiamo molteplici applicazioni per gestire le nostre comunicazioni con il risultato che non esiste un unico canale di comunicazione con tutti.
MioTeam consente di inviare i messaggi agli utenti utilizzando canali diversi:
- Email all’indirizzo principale dell’atleta e/o a quello dei due contatti alternativi presenti (es. papà e mamma)
- Messaggio privato all’interno di MioTeam, consultabile via Web o tramite App con relativa notifica sul dispositivo mobile
- SMS dove questo sia stato abilitato a livello societario e di impostazione del singolo iscritto
Il Sistema di Comunicazione Globale di MioTeam è semplicissimo da utilizzare: tu scrivi in un solo luogo il tuo messaggio, il Sistema di occupa di consegnare il messaggio a ciascuno dei tuoi iscritti utilizzando i canali elencati sopra.
Allo stesso modo quando alla ricezione di risposte a dei messaggi inviati, il sistema si incaricherà di leggerle indipendentemente dal mezzo di provenienza e presentartele tutte aggregate.
Inviare messaggi a gruppi di utenti
L’invio di messaggi all’interno di MioTeam è possibile grazie alla funzione Comunicazioni. Con questa puoi selezionare tutti gli iscritti alla tua società oppure tutti i membri di una squadra o un gruppo qualsiasi di giocatori. Una volta selezionati puoi scrivere a loro un messaggio attraverso il sistema interno di elaborazione testi e inviarlo attraverso il Sistema di Comunicazione Globale.
Per ciascun messaggio è possibile richiedere la conferma di ricezione e per assicurarsi dell’effettiva lettura da parte dei destinatari.
Inviare messaggi a singoli utenti
MioTeam contiene anche un sistema di gestione dei Messaggi Privati fruibile via web e app. Attraverso questo sistema di posta interna tutti gli iscritti possono comunicare tra di loro in modo immediato. La ricezione di un messaggio privato genera l’invio di una notifica per email all’indirizzo del destinatario.
Un buon controllo di gestione di una società sportiva parte da un’attenta organizzazione delle attività di incasso. MioTeam ti supporta nell’avere sempre una situazione precisa dei tuoi incassi e ti consente di accettare pagamenti con carte di credito.
Ogni anno in una società sportiva esistono svariate ragioni per effettuare degli incassi da parte dei propri iscritti. Dalle quote di iscrizione al pagamento dei kit di abbigliamento, dalle rette dei campus alle partecipazioni alle spese di trasferta è necessario tenere una traccia accurata di ciascuno dei singoli pagamenti aperti.
Fai click qui per altri dettagli del Modulo Pagamenti Fai click qui per nascondere i dettagli del Modulo PagamentiCreare dei pagamenti
MioTeam offre la possibilità di creare illimitati Pagamenti, dove ciascun
Pagamento è una ragione per effettuare degli incassi. Ogni pagamento è
caratterizzato da un Titolo, dalla quota standard da pagare e dall’elenco
degli iscritti che devono versare la quota. Per comporre l’elenco puoi
scegliere tutti gli iscritti alla tua società, oppure tutti i componenti di
una singola squadra o selezionare manualmente un gruppo di persone.
Variazioni alle quote standard
Spesso capita di dover gestire situazioni particolari per le quali la quota standard di pagamento per un iscritto debba essere differente rispetto a quella degli altri. E’ ad esempio il caso di coppie di fratelli ai quali è garantito uno sconto sulla quota annuale. MioTeam consente di variare individualmente la quota da versare per ciascun pagamento, offrendoti la massima flessibilità di personalizzazione dei pagamenti.
Registrazione degli incassi
Registrare gli incassi con MioTeam è semplicissimo: la pagina del pagamento offre una vista rapida degli iscritti con pagamenti effettuati e saldo rimanente. Tutto quello che è necessario fare è inserire la somma incassata e salvare. MioTeam contabilizzerà l’incasso registrando data, ora di pagamento e il nome del cassiere, emettendo una ricevuta di pagamento che verrà inviata all’iscritto tramite il Sistema di Comunicazione Globale.
Documento di Detraibilità Fiscale
Durante la creazione di un pagamento è possibile specificare la necessità di emettere il documento di detraibilità fiscale per le quote incassate. In questo caso MioTeam genera un allegato PDF utilizzabile dai genitori dell’iscritto per detrarre fiscalmente la quota pagata.
Incassi tramite Carta di Credito e Paypal
MioTeam ti consente di accettare facilmente pagamenti tramite Carte di Credito e Paypal. Con il semplice invio di un messaggio puoi offrire ai tuoi iscritti di pagare attraverso un sistema elettronico utilizzabile comodamente da casa o in ufficio. L’integrazione con la funzione Pagamenti ti permette di indicare il saldo attuale ed effettuare immediatamente l’incasso. Le ricevute saranno generate automaticamente e il pagamento regolarmente contabilizzato.
Assicurati che ogni tuo iscritto rinnovi i certificati medici in modo tempestivo per evitare le sanzioni sportive.
Automatizza il processo di verifica e avviso con uno strumento semplice e intuitivo.
Tutte le federazioni sportive hanno al centro della propria strategia la sicurezza e la salute degli iscritti.
Garantirsi che ciascuno dei tuoi tesserati sia in regola con le verifiche mediche è un obbligo oltre che una pratica corretta.
Abbiamo sviluppato questo modo per affiancarti attivamente nel controllo e nella notifica delle scadenze relative alle visite mediche per ridurre al minimo il tempo che la società deve spendere nella loro gestione.
MioTeam verifica ogni giorno le visite mediche in scadenza nei prossimi 30 giorni e invia all'atleta, ai suoi genitori e al team manager un messaggio che ricorda la necessità di provvedere al rinnovo.
Il messaggio di sollecito viene inviato una sola volta e risulta di consegnuenza molto discreto e non invasivo.
La società può personalizzare il messaggio con delle note per indicare qual'è il centro medico convenzionato o quando recarsi in segreteria per ritirare un'eventuale documentazione da presentare al momento della visita.
Organizza gli allentamenti dei tuoi atleti registrando le loro presenze.
Ottieni report dettagliati per identificare quelli più assidui e anticipare il fenomeno dell'abbandono tra i più giovani.
Tenere traccia della frequenza di partecipazione agli allenamenti ha una valenza duplice per una società sportive: da un verso è molto utile per decidere quali atleti utilizzare durante le competizioni in funzione della loro preparazione, dall'altro è uno strumento di grande utilità per monitorare l'attività degli atleti che per età o altri motivi esterni possono essere portari all'abbandono della disciplina sportiva.
MioTeam viene incontro a questa esigenza con il modulo statistiche, permetteondo un'accurata registrazione della partecipazione agli allenamenti e il conseguente reporting.
Il sistema presenta l'opzione di suddividere gli allenamenti in quattro tipologie nominabili a piacere, in modo da avere una statistica ancora più precisa.
L'input prevede un inserimento di un numero intero per la presenza, consentendo di registrare le effettive ore di allenamento e di recepire la necessità di differenziare la registrazione di allenamenti ad intesità diversa.
Condividi con i tuoi associati tutti i documenti importanti tramite il disco in cloud di MioTeam.
Organizza il tuo spazio incartelle proprio come un disco del tuo computer e archivia ogni documento che vuoi sia sempre disponibile per i tuoi iscritti.
Dal Regolamento Interno al catalogo del merchandising, dai moduli per la liberatoria alle riprese foto/video ai Moduli per il Tesseramento Federale ci sono svariati esempi di documenti che è necessario condividere in una società sportiva.
Con il Modulo Files organizzi tutti questi documenti e li metti a disposizione dei tuoi atleti e genitori in modo da non doverli inviare decine di volte via email.
Puoi caricare qualsiasi file e benefiare immedaiMioTeam viene incontro a questa esigenza con il modulo statistiche, permetteondo un'accurata registrazione della partecipazione agli allenamenti e il conseguente reporting.
MioTeam ti offre una soluzione semplice alla necessità di condividere files di ogni tipo con i tuoi iscritti: un disco virtuale organizzato in cartelle e ospitato sui server cloud del nostro sistema.
Carica i calendari della stagione, oppure i regolamenti interni o ancora il catalogo del tuo merchandising. Ogni tipo di file è consentito, da i PDF a Microsoft Word o Excel.
Ad ogni file archiviato viene associato un indirizzo URL univoco che puoi utilizzare inserendolo nelle comunicazioni interne per facilitare il reperimento da parte dei tuoi iscritti.
Riduci oltre al 50% il tempo speso nella gestione della corrispondenza in uscita verso i tuoi iscritti.
Ti offriamo una gestione efficacie di lettere standard con una rapidissima personalizzazione.
Spesso nella vita di una società sportiva è necessario emettere decine di lettere simili intesate agli atleti. Alcuni esempi sono la certificazione dei crediti formativi, la richiesta per l'effetuazione delle visite mediche, la liberatoria per l'utilizzo delle immagini fotografiche.
In tutte queste situazione una lettera standard deve essere semplicemente personalizzata con i dati dell'atleta. Il Modulo Corrispondenza viene incontro a questa esigenza accelerando il processo di emissione di documenti per i tuoi iscritti.
Il Modulo Corrispondenza consente la creazione di un numero illimitato di Lettere Standard. Per la preparazione delle lettere è disponibile un editor completo in grado di personalizzare l'aspetto grafico della stessa.
All'interno dell'editor è presente una funzione per l'inserimento dei campi dell'ananagrafica. Con questa funzione ogni campo dell'anagrafica può essere inserito nella lettera standard. Eventuali immagini sono inseribili memorizzandole nel Modulo Files e utilizzando il link che viene fornito nella scheda del documento.
Terminata la preparazione della Lettera Standard è possibile intestarla con i dati dell'atleta tramite la funzione Corrispondenza della navigazione principale. Il documento risultante sarà una lettera in formato PDF stampabile e consegnabile immediatamente all'atleta.
Le discussioni sui gruppi di messaggistica istantanea si confondono rapidamente nel mare di messaggi tra loro sconnessi? Il Forum di MioTeam può venirti in soccorso.
La funzione Forum di MioTeam mette a disposizione un forum completo con la possibilità di definire Aree Tematiche e creare discussioni all’interno delle stesse. Tutti i tuoi iscritti possono partecipare al Forum aumentando la condivisione delle conoscenze all’interno della società.
Fai click qui per altri dettagli del Modulo Forum Fai click qui per nascondere i dettagli del Modulo ForumIl Forum è il luogo ideale dove confrontarsi con gli altri iscritti su Piani di Allenamento personale, Alimentazione, Tattica e Organizzazione offrendo la possibilità di costruire lo storico di informazioni che possono beneficiare atleti e loro genitori nel tempo.
Condividere le informazioni in un Forum invece che nel sistema di messagistica istantanea porta un grande vantaggio: i messaggi sono organizzati e raggrupati in aree di discussione.
Inoltre i messaggi di un forum sono permanenti e consentono di essere riletti nel tempo da parte di chi non ha presenziato alla discussione nel particolare momento.
Stop ai gruppi incontrollati di messaggistica istantanea: la Chat di MioTeam ti permette di amministrare le conversazioni e mantenerle nei limiti delle regole interne alla tua società.
Tutti sanno come la conversazione nei gruppi di messaggistica istantanea possano rapidamente sfuggire dal controllo: messaggi fuori contesto, discussioni non desiderate.
L'impossibilità di moderare queste conversazioni rappresenta la vera controindicazione all'uso di un sistema che porta l'indubbiuo beneficio di una comunicazione rapida e intuitiva.
MioTeam offre una soluzione rapida ed efficacie al problema. Abbiamo implementato il Modulo Chat all'interno dell'App di MioTeam per smartphone e tablet.
In questo modo hai a disposizione i benefici della messaggistica istantanea con il controllo totale offerto da MioTeam.
Il Modulo Chat di MioTeam è accessibile tramite l'App per Smartphone e Tablet. Le chat sono organizzate per squadra e solo gli atleti e i genitori che hai assegnato alla singola squadra possono farvi accesso.
Gli amministratori della società hanno la possibilità di cancellare i messaggi non desiderati, permettendo una piena amministrazione delle conversazioni che avvengono sulla chat.
Il Modulo Chat supporta le notifiche di MioTeam, avvisando i partecipanti alla chat di nuovi messaggi in arrivo.
L’App per gli Atleti di MioTeam è 100% gratuita e scaricabile direttamente dagli appstore di Google e Apple.
L’App rappresenta il terminale ideale degli atleti e per le loro famiglie
per ricevere tutte le informazioni necessarie alla partecipazione alla vita
della società.
Attraverso la gestione delle notifiche l'app di MioTeam consente di non perdere nessuna comunicazione importante che la società invia ai suoi iscritti.
Bacheca
La funzione Bacheca offre una vista cronologica su tutti i messaggi ricevuti in ordine strettamente cronologico. In un'unica funzione si possono rivedere tutte le interazioni con la società, dalle Convocazioni agli Avvisi.
Calendario
La funzione Calendario consente di visualizzare tutte le convocazioni dell’atleta. Ciascuna convocazione può essere accettata o rifiutata ed è possibile fruire del link a Google Maps per la navigazione e del pulsante per il caricamento dell’evento nel proprio calendario personale.
Messaggi
L’area messaggi elenca tutti i messaggi personali ricevuti incluse le Ricevute di Pagamento, gli avvisi per il rinnovo della visita medica, ogni altro Messaggio Privato.
Chat
L’area Chat consente di accedere ad una Chat organizzata per i gruppi ai quali l’atleta è iscritto. La chat è un ambiente di instant messagging protetto e monitorato dalla società sportiva.
Ecco i primi passi da compiere per iniziare al più presto:
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Registrati con il tasto sotto. Verrà generato l'ambiente privato della tua società su MioTeam. Ti invieremo via email il tuo nome utente e l'indirizzo per accedere direttamente al tuo ambiente.
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Segui la guida che ti verrà presentata per familiarizzare con MioTeam e impostare i dati principali della tua società. Non ti scordare di caricare il tuo logo per rendere il tuo ambiente memorabile!
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Carica la tua anagrafica. Hai diverse opzioni per fare questa operazione: puoi caricare un file in formato CSV seguendo le istruzioni proposte, oppure se vuoi puoi inviarci il tuo file a supporto@mioteam.it e provvederemo a caricarlo gratuitamente per te.
Nessun rischio: la Modalità di Test
Puoi provare MioTeam nella massima sicurezza perché la Modalità di Test configurata di default ti assicura che nessun messaggio verrà inviato ai tuoi iscritti. Potrai indicare una casella di email a cui verranno inviate tutte le comunicazioni che MioTeam vorrebbe inviare agli iscritti. Al termine della tua fase di sperimentazione quando sarai soddisfatto dei messaggi e del loro contenuto potrai disattivare la Modalità di Test ed iniziare a comunicare con gli iscritti.
MioTeam è completamente gratuito per le società di ogni dimensione.
Nessuna clausola nascosta. MioTeam è veramente gratuito. Sono gratuiti sia l'utilizzo dell'applicazione web sia le App per smartphone e tablet.
Il nostro modello di business si basa su due fonti di remunerazione:
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La presenza di messaggi pubblicitari inseriti nelle comunicazioni che invierai ai tuoi iscritti. Solitamente questi sono dei piccoli banner nella parte bassa della pagina che portano un messaggio pubblicitario.
- La percentuale di commissione sui pagamenti con carta di credito e conto PayPal che deciderai di far appoggiare su MioTeam. La scelta di utilizzare il nostro sistema di incasso dei pagamenti digitali è totalmente opzionale e ti da il vantaggio di una totale integrazione con il Modulo Pagamenti.
Le Commissioni di Incasso
L'utilizzo del Sistema di Incasso dei pagamenti di MioTeam è soggetto a delle commissioni di incasso.
Le condizioni attuali sono del 2% a carico della società sportiva e del 2% a carico del cliente pagante.
A titolo di esempio quindi un pagamento a carico di un iscritto del valore di 100,00€ verrà addebitato all'scritto come 102,00€ e accreditato alla società come 98,00€.
Per utilizzare il Sistema di Incasso devi disporre di un conto Paypal. Alla ricezione del pagamento da parte di un tuo iscritto provvederemo all'accredito immediato sul conto Paypal impostato.